Statuten & Huisreglement

Statuten van “TeeKay-421 vzw”
Vereniging Zonder Winstoogmerk

Identificatienummer: 99/02.391

TITEL I. – Benaming, zetel, doel, duur.

Artikel 1.

De vereniging zonder winstoogmerk heeft als naam: “TeeKay-421”. Alle akten, facturen, aankondigingen, publicaties en andere stukken die van de vereniging uitgaan, moeten voorzien zijn van deze naam met toevoeging van de afkorting “V.Z.W.” of (VZW).

Artikel 2.

De zetel van de vereniging is gevestigd te Tienen, Van Dormaelstraat 14 of in elke andere gemeente die door de algemene vergadering beslist en aangeduid wordt.

Artikel 3.

De vereniging heeft als doel mensen die geïnteresseerd zijn in Star Wars te helpen en vriendschappelijke banden te helpen ontstaan tussen de leden, informatie, inlichtingen en de laatste nieuwtjes uit de ‘Star Wars’-wereld te verstrekken aan zij die wensen lid te worden. Zij mag eveneens alle activiteiten ondernemen die haar doel kunnen bevorderen. Zo kan zij publicaties doen, bijeenkomsten organiseren, deelnemen aan bepaalde evenementen, activiteiten, vertoningen, eetfestijnen organiseren, alsook tentoonstellingen en andere activiteiten ondernemen. Zij kan in deze zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan uitsluitend wordt besteed aan het doel waarvoor zij is opgericht. De vereniging kan alle roerende en onroerende goederen bezitten, huren of verhuren die voor het verwezenlijken van haar doelstelling van nut zijn. De vereniging heeft eveneens als doel Star Wars te promoten.

TITEL II. – Leden, aanneming inzake leden, bestuursleden en medewerkers, ontslag, ontslaan van leden.

Artikel 4A.

Het aantal leden is niet beperkt, maar het minimum aantal leden is drie, ook om een Raad van Bestuur te vormen. De algemene vergadering zal conform aan de wettelijke bepalingen een lid meer tellen dan de raad van bestuur. De Raad van bestuur en de eventuele extra bestuursleden beslist (beslissen) door een Algemene Vergadering over aanvaarding van het (de) nieuwe bestuurslid (-leden).

Artikel 4B.

Tot de Raad van bestuur van de vereniging behoren die personen, wiens namen voorkomen onder de Titel Raad van Bestuur. De werkende leden van de vereniging hebben geen stemrecht op de algemene vergadering. De Raad van Bestuur neemt de belangrijkste beslissingen. Het advies van Werkende Leden is steeds welkom. Zij mogen ook de stemming op de AV bijwonen, net als gewone vergaderingen waarvan het onderwerp in hun functie kadert.

Artikel 5A.

Lid van de vereniging kunnen worden zij die deze statuten en het huisreglement onderschrijven. Ook moet de voorziene som betaald worden die aan het lidmaatschap momenteel verbonden is.

Artikel 5B.

Wie lid wenst te worden van de Raad van Bestuur of de Werkende Leden, moet dit (bij voorkeur schriftelijk) melden aan de Raad. De Raad van bestuur heeft het recht om een Curriculum Vitae met foto te vragen van de persoon in kwestie. De Algemene Vergadering beslist bij stemming met gewone meerderheid over de toelating van een lid tot de Raad van Bestuur of de Werkende Leden. Wie lid wil worden van de vereniging moet schriftelijk de door de vereniging vereiste identiteitsgegevens op papier zetten en ondertekenen. Deze handtekening geldt als onvoorwaardelijke verbintenis tot toetreding tot de vereniging en als onvoorwaardelijke aanvaarding van de statuten en heersend huisreglement. Er zijn geen andere extra toetredingsvoorwaarden voor de gewone leden dan voornoemde en de betaling van de overeengekomen lidgelden.

Artikel 6A.

Iedere bestuurder kan worden geschorst (voor een onbeperkte periode) na drie overtredingen te hebben gepleegd t.o.v. de statuten, tenzij anders wordt bepaald bij 2/3 meerderheid van stemmen op een gewone bestuursvergadering. Deze stemming gebeurt anoniem (uitzonderingen zijn de per e-mail of brief uitgebrachte stemmen van afwezige bestuurders). Iedere bestuurder kan zich op ieder ogenblik uit de vereniging terugtrekken, mits deze zijn/haar ontslag bij aangetekende brief of e-mail naar één der leden van de Raad van Bestuur stuurt. Ieder gewoon lid kan zijn/haar lidmaatschap beëindigen door een brief omtrent dit feit naar het ledenwervingadres te sturen. Resterend lidgeld wordt niet terugbetaald. Wanneer een lid na het vervallen van de abonnementsvernieuwing zijn vernieuwing niet heeft betaald tegen de verschijningsdatum van het volgende magazine, zal dit lid geschrapt worden van de huidige lijst der leden.

Artikel 6B.

Door middel van een Vergadering kan, na één door de Raad van Bestuur goedgekeurde waarschuwingen aan de desbetreffende persoon, een lid uit de vereniging worden gezet, indien dit lid zich schuldig maakt(e) aan een der volgende feiten: beledigende rassenhaat binnen de vereniging, de vereniging in een slecht daglicht plaatst(e) ten aanzien van personen binnen of buiten de vereniging, de vereniging een slechte naam bezorgt, frauduleuze praktijken pleegde, en dergelijke. Personen die voor voorgenoemde concrete feiten lidmaatschap ontzegd werden, kunnen niet meer als lid van de vereniging aanvaard worden. Dit gebeurt met 2/3 meerderheid der stemmen in een Algemene Vergadering.

Artikel 7.

Een lijst met alfabetisch gerangschikte de namen, de voornamen, de woonplaats en de nationaliteit van de Werkende leden van de vereniging, moet per brief op de griffie van de burgerlijke rechtbank van de zetel van de vereniging worden neergelegd, binnen 1 maand na de bekendmaking der statuten. Deze lijst wordt ieder jaar aangevuld en binnengebracht op de griffie van de burgerlijke rechtbank van de zetel van de vereniging door een lid van de Raad van bestuur . Zij vermeldt via een afzonderlijke lijst, in alfabetische orde, de wijzigingen die bij de werkende leden hebben plaats gehad.

TITEL III. – Beheer.

Artikel 8.

De vereniging heeft minstens 3 en hooguit 12 bestuursleden. De bestuurders en voorzitter zijn afzetbaar bij macht van de Algemene Vergadering, wanneer de leden uit de Raad van bestuur het er met 2/3 meerderheid over eens zijn. Een minimum van 3 bestuurders in de vzw moet echter steeds gewaarborgd blijven. De functieverdeling binnen de vereniging wordt door de Raad van Bestuur bepaald door gewone stemming.

Artikel 9A.

De bestuurders kiezen uit hun midden een voorzitter. Voor een geldige stemming is de voltallige aanwezigheid van bestuurders vereist. Indien deze voltallige aanwezigheid van bestuurders na 2 officieel aangekondigde vergaderingen niet wordt bereikt, volstaat het dat 2/3 van de bestuurders aanwezig is. Voor een geldige verkiezing is 2/3 meerderheid der stemmen vereist. Deze stemming gebeurt anoniem (uitzonderingen zijn de per e-mail of brief uitgebrachte stemmen van afwezige bestuurders). Indien deze meerderheid niet bereikt wordt, worden de beslissingen uitgesteld. De Raad van Beheer stelt aan: een Secretaris, een penningmeester en houders van enige andere specifieke functies.

Artikel 9B.

Het ontslag, vrijwillig of gedwongen, van de voorzitter, brengt een herziening van de verdeling der functies binnen de Raad van Bestuur met zich mee, op de wijze zoals beschreven in Artikel 9A.

Artikel 10.

De Raad van bestuur vergadert op uitnodiging van de voorzitter of een bestuurder. Deze vergadering gaat door ten maatschappelijke zetel, tenzij anders overeengekomen wordt. De agenda van de vergadering dient minstens 2 weken op voorhand worden opgestuurd per brief of e-mail naar alle bestuurders en eventueel andere genodigden. Elk bestuurslid heeft het recht om zijn stem officieel te laten geldig maken door middel van een brief of e-mail naar minstens 3 bestuurders en de bestuurder die de vergadering heeft opgeroepen, te versturen. Geen vergadering kan doorgaan indien de bestuurder die volgens de statuten of huisregels het meest bevoegd is voor de behandelde onderwerpen, afwezig is.

Artikel 11.

De beslissingen die de Raad van Bestuur neemt zijn geldig indien minstens 50% aantal leden van de Raad aanwezig zijn. Elke beslissing van de Raad wordt genomen met volstrekte meerderheid van stemmen, tenzij anders bepaald in statuten of huisreglement. Bij staking van stemmen is de stem beslissend van de bestuurder die volgens de statuten of huisregels het meest bevoegd is voor het onderwerp van stemming. De beslissingen van de Raad die voortvloeien uit een vergadering, blijken uit de notulen dewelke door de secretaris van dienst genomen werden en goedgekeurd werden door het bestuur. Deze notulen worden bijgehouden, eventueel in een apart vergaderingenboek en worden na goedkeuring door alle aanwezige bestuursleden ondertekend. Deze notulen zijn ten allen tijde ter inzage voor alle leden van de vereniging en worden na datum van de vergadering verstuurd naar alle bestuurders via brief of e-mail.

Artikel 12.

De Raad van Bestuur heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om alle daden van bestuur of van beschikking te verrichten die de vereniging aanbelangen. Elke bestuurder kan gevolmachtigd worden voor volgende handelingen: alle betalingen doen en ontvangen, alle deposito’s doen en aannemen, alle roerende en onroerende goederen kopen, alle roerende en onroerende goederen die eigendom van de vereniging zijn verkopen, alsook huren, zelfs voor meer dan 9 jaar, alle private of officiële toelagen en steungelden aanvaarden en ontvangen, alsmede de legaten en schenkingen, alle contracten, leningen en waarborgen aangaan en doen, overschrijvingen verrichten, leningen en voorschotten toestaan en zelfs doen, pleiten als eiser of als verweerder, voor alle rechtsinstanties en alle vonnissen en arresten uitvoeren of doen uitvoeren, dadingen en compromissen aangaan. De volmacht moet schriftelijk zijn, ondertekend door alle leden van de Raad. Deze volmacht wordt opgemaakt in twee exemplaren, waarvan er één bewaard wordt door de secretaris. Uitgenomen de gewone bankverrichtingen tot maximum 2500.00 euro, zal voor iedere andere handeling telkens een afzonderlijke en individuele volmacht volmacht worden opgesteld.

TITEL IV – Algemene vergadering.

Artikel 13A.

De algemene vergadering is het hoogste gezag der vereniging. Zij bezit de bevoegdheden die haar wettelijk of statutair worden toegekend. Behoren tot de wettelijke bevoegdheid van de Algemene Vergadering:

  1. Wijziging der statuten van de vereniging,conform de procedure van art.8-9 van de V.Z.W.-Wet.
  2. Kwijting, benoemen en ontslaan van bestuurders.
  3. De goedkeuring van de begroting en rekeningen.
  4. Verkiezing van de Voorzitter.
  5. De vrijwillige ontbinding der vereniging.
  6. Het uitsluiten van leden.
  7. Het goedkeuren van bevoegdheidsoverdrachten aan derden.

Artikel 13B.

De residuaire bevoegdheid berust bij de Raad van Beheer.

Artikel 14.

Er moet ieder jaar minstens één Algemene Vergadering gehouden worden, met name op de elke eerste zaterdag van Maart. De vergadering heeft plaats op het uur en de plaats die in de oproeping zijn aangeduid. De uitnodiging om aanwezig te zijn op een Algemene Vergadering wordt in de agenda genoteerd. De raad van bestuur bepaalt met 2/3 meerderheid van stemmen de plaats van de vergadering, zoniet is dit de maatschappelijke zetel. Alle leden moeten worden uitgenodigd bij middel van gewone brief of andere geschreven of gedrukte vorm die naar de leden wordt toegezonden, fax en e-mail worden eveneens aanvaard.

Artikel 15.

Alleen Bestuurders hebben stemrecht op een Algemene Vergadering. Ieder lid heeft het recht de vergadering bij te wonen. Ieder werkend lid mag de stemming bijwonen. Elk jaar dient de Voorzitter te worden herkozen. Alle beslissingen van de Raad op de AV genomen, zijn geldig indien 2/3 meerderheid wordt behaald. Bestuurders die niet in staat zijn aanwezig te zijn op de AV dienen dit schriftelijk of per e-mail bij voorkeur te melden aan de Secretaris (of aan een ander lid van de Raad van Bestuur).

Artikel 16.

De notulen, zoals in Art.11 reeds vermeld, worden gemaakt en bijgehouden door de secretaris. Deze notulen zijn steeds op alle bijeenkomsten ter inzage of kunnen ook ter inzage worden gesteld ten allen tijde na schriftelijke aanvraag, geadresseerd aan de zetel van de vereniging.

TITEL V – Lidgeld, functiebepalingen, verantwoordelijkheden.

Artikel 17.

Het lidgeld wordt bepaald door de Algemene Vergadering, met goedkeuring van de voorzitter en kan ten allen tijde verhoogd of verlaagd worden. Het lidgeld om “gewoon” lid te zijn bedraagt normaliter 15 euro en kan verhoogd worden tot een onbeperkt bedrag.

Artikel 18.

Waren de allereerste oprichters van de vereniging: Bettens Laurent; Vertez Christiaan en Veekhoven Tim.

Artikel 19.

Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december. In afwijking hiervan begint het eerste boekjaar van de dag van de oprichting van de vereniging tot 31 december. Alleen bestuurders met een individuele volmacht kunnen geld van de rekening halen.

Artikel 20.

De vereniging wordt voor onbepaalde tijd opgericht en kan ten allen tijde worden ontbonden. Bij ontbinding van de vereniging wordt het vermogen, na voldoening van de schulden, overgedragen aan de vereniging die hetzelfde doel nastreeft, of aan één of meerdere verenigingen waarvan het doel dat van de vereniging het meest nabij komt. Hierover beslist de laatste algemene vergadering.

TITEL VI – Huisreglement.

Artikel 21.

Het huisreglement omschrijft op duidelijke en volledige wijze de functies, uitgeoefend in het kader van de Raad van Bestuur en de Werkende Leden. Tevens vermeldt het de namen van de personen die door de Raad met deze functies belast zijn.

Artikel 22.

De bepalingen van het huisreglement aangaande de identiteit der bestuursleden, worden aangepast indien vereist wegens aanstelling of ontslag. Deze taak komt aan de secretaris toe.

Artikel 23.

Elke andere wijziging van het huisreglement is de bevoegdheid van de Raad van Bestuur die beslist bij 2/3 meerderheid van stemming over de wijziging. De aanwezigheid van alle leden van Raad van Bestuur is noodzakelijk, tenzij bij de derde oproeping waar dan tweederde aanwezigheid volstaat. Alle leden van de Raad van Bestuur ondertekenen de wijzigingen in het Huisreglement.

Artikel 24.

Het huisreglement, evenals elke wijziging, wordt ter inzage ter beschikking gesteld op de zetel van de vereniging. Bovendien kan elk lid een afschrift aanvragen bij de secretaris.

Artikel 25.

Elk lid heeft het recht verzet aan te tekenen tegen bepalingen in het huisreglement. Hiertoe richt het lid zich in een gemotiveerd, aangetekend schrijven tot de voorzitter. Deze zal dit schrijven op de agenda plaatsen van de volgende bestuursvergadering, waarop het lid in kwestie wordt uitgenodigd en gehoord. De raad geeft een gemotiveerd antwoord op het verzet en past desnoods de bepaling in kwestie aan. Het lid kan zich tegen deze beslissing verzetten en een Algemene Vergadering laten houden, die bij eenvoudige stemming beslist.

TITEL VII – Overgangsbepalingen, opheffing van voorgaande bepalingen.

Artikel 26.

De Algemene Vergadering die deze bepaling goedkeurt, keurt eveneens de eerste wijziging van het huisreglement, houdende de aanstelling van de leden van de Raad van Bestuur, goed. Voor de stemming dienaangaande zijn de quora van Artikel 23, mutatis mutandis, van toepassing.

Artikel 27.

De vereniging kent geen andere statutaire bepalingen dan artikel 1 tot en met artikel 29. Alle andere bepalingen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van, respectievelijk het Belgisch Staatsblad onder titels worden opgeheven, behoudens de oprichtingsclausule.

Artikel 28

De wijziging dezer statuten kan slechts plaatsgrijpen met inachtneming van de artikelen 8 en 9 van de Wet van 27 juni 1921.

Artikel 29.

De wijziging dezer statuten zal gebeuren door een daartoe bijeengeroepen algemene vergadering. De agenda van deze algemene vergadering moet voldoende klaar zijn aangaande de aard van de voorgestelde wijzigingen, doch dient geen gedetailleerd verslag van ingediende voorstellen te bevatten. De agenda moet per oproepingsbrief, fax of e-mail aan de werkende leden worden toegestuurd, en dit met inachtname van een termijn van minimum twee weken, voorafgaand aan de datum van voornoemde algemene vergadering. De statutenwijziging geschiedt overigens conform de artikelen 5 tot en met 9 van de V.Z.W.-Wet. Enkel de allereerste oprichters van de vzw kunnen een wijziging in de statuten aankondigen. Voor een geldige wijziging is de voltallige aanwezigheid van bestuurders vereist. Indien deze voltallige aanwezigheid van bestuurders na 2 officieel aangekondigde vergaderingen niet wordt bereikt, volstaat het dat 2/3 van de bestuurders aanwezig is. Voor een geldige verkiezing is 2/3 meerderheid der stemmen vereist. Deze stemming gebeurt anoniem (uitzonderingen zijn de per e-mail of brief uitgebrachte stemmen van afwezige bestuurders). Indien deze meerderheid niet bereikt wordt worden de beslissingen uitgesteld.

TITEL VIII – Suppletief Recht.

Artikel 30.

Al wat niet in deze statuten is voorgeschreven, wordt geregeld volgens de bepalingen van de Wet van 27 juni 1921 en van de latere wettelijke schikkingen en volgens de gebruiken inzake verenigingen.

Huisreglement van “TeeKay-421 vzw”

Identificatienummer: 99/02.391

DEEL I : ORGANISATIE

Artikel 1 Raad van Beheer

De Raad van Bestuur wordt gevormd door de leden die worden vernoemd als Bestuurders in de statuten.

De Raad van Bestuur heeft het recht om notulen van vergaderingen enkel te op te sturen naar de aanwezige leden op die vergadering en naar actieve leden die naar de notulen hebben gevraagd (hetzij via mail of mondeling).

Artikel 2 De Kerngroep en actieve leden

De kerngroep wordt gevormd door een groep van actieve leden die meewerken met de Raad van Bestuur aan de dagelijks werking van de fanclub.

De redactie (zowel online als publicaties) wordt gevormd door een aantal leden uit de Raad van Bestuur, Werkende Leden & vaste medewerkers. Deze vaste medewerkers kunnen voor andere zaken worden ingeschakeld, maar zijn in eerste instantie enkel nodig om de publicaties tot een goed eind te brengen. Verder beschikt de club nog over een groep actieve medewerkers die zich inzetten voor administratieve taken en om mee te helpen op events.

Ze hebben geen stemrecht op de Algemene Vergadering maar mogen wel advies uitbrengen.

Artikel 3 Publicatierecht

De leden van TeeKay-421 vzw zijn vrij mee te werken aan verschillende activiteiten die de vzw organiseert. De leden mogen ook hun niet- commerciële bijdrage opsturen voor elke publicatie, maar de redactie behoudt het recht om die al dan niet te publiceren.

Deel II: Verantwoordelijkheid

Artikel 4 Wedstrijden

Elk lid van TeeKay-421 vzw kan gratis (tenzij aangekondigd) deelnemen aan de wedstrijden door de vzw georganiseerd. Leden krijgen een voorkeursbehandeling t.o.v niet-leden van de vzw. De Raad van Bestuur velt de uiteindelijke beslissing over de wedstrijd. Wanneer er een betwisting bestaat, kan een lid van de vzw steeds een schriftelijk verzoek indienen dat zal besproken worden door de Raad van Bestuur.

Artikel 5 Foto’s

Alle foto’s die worden genomen tijdens evenementen of meetings kunnen worden gebruikt op de website, in het magazine, op facebook of op flyers van TeeKay-421vzw.

Artikel 6 Adreswijziging

Elk lid van TeeKay-421 vzw wordt gevraagd om een adreswijziging op tijd door te geven aan de administratie. TeeKay-421 vzw is niet verantwoordelijk voor zendingen die vanwege een niet tijdig doorgegeven adreswijziging niet of laattijdig aankomen. De club behoudt zich het recht om die zending al dan niet opnieuw op te sturen (al dan niet bij de volgende verzending van de magazines).

Artikel 7 Bevriezen van het lidmaatschap

TeeKay-421 kan een lidmaatschap bevriezen wanneer het een TeeKay-421 Magazine teruggestuurd krijgt en wanneer er geen reactie volgt van het lid per e-mail of via sms om ons de correcte gegevens te bezorgen. Het lidmaatschap (het aantal magazines waarop het lid op dat moment recht heeft) wordt bevroren totdat het lid contact met ons opneemt en ons de juiste gegevens bezorgt. Vanaf dat moment wordt het lidmaatschap opnieuw hervat. TeeKay-421 is niet verantwoordelijk voor Magazines die ondertussen niet meer verkrijgbaar zijn.

Deel III Events

Artikel 8 Richtlijnen

  1. TeeKay-421vzw treedt op in ‘Star Wars’-outfit om de promotie van de club te bevorderen. Alle events waarvoor een medewerker van TeeKay wordt gecontacteerd en die worden uitgevoerd door minstens twee mensen in kostuum dienen officieel door TeeKay te worden behandeld. Indien dit niet gebeurt kunnen deze personen eventueel uitgesloten worden voor events in de toekomst.
  2. De Raad van Bestuur heeft de laatste beslissing m.b.t. de verdeelsleutel van de inkomsten van events.
  3. TeeKay-421 vzw is niet verantwoordelijk voor schade opgelopen aan materiaal, kostuums en accessoires tijdens een optreden.
  4. Bij aflasting van een event wordt normaliter dezelfde verdeelsleutel gehanteerd.
  5. Afzeggen van deelname aan een event kan tot 2 weken voor het event of mits in overleg met de RvB.
  6. Schade opzettelijk veroorzaakt aan een kostuum of accessoires van een medelid dienen worden betaald door de overtreder.
  7. Het is ten strengste verboden geestverruimende middelen (sterke drank of drugs) te gebruiken tijdens de periode van het optreden.
  8. Wanneer een deelnemer geen document heeft ondertekend i.v.m. onkostenvergoeding voor een event, dan gaan zijn onkosten integraal naar de vzw.
  9. Eventuele vergoedingen in verband met een event worden uitbetaald als alle contracten in het bezit zijn van de vzw.